Beste CRM Software 2023 » 34 Tools im Test & Vergleich (2023)

Was ist ein CRM-System?

Eine CRM-Software ist im Kern nichts anderes, als eine digitale Kundenkartei, in der Sie Informationen und Kontaktdaten Ihrer Kund:innen speichern. Gleichzeitig halten Sie in Ihrem CRM fest, wie der bisherige Kontakt mit einzelnen Kund:innen verlaufen ist. So gewährleisten CRM-Programme auch bei großen Kundenzahlen eine persönliche Betreuung. Gleichzeitig unterstützt ein CRM Ihr Team durch organisatorische Tools wie Aufgabenlisten, Terminkalender, eine Online-Ablage für Dokumente und mehr.

Je nachdem, für welche Aufgaben Sie Ihr CRM-System nutzen, übernimmt die Software auch weitere Aufgaben für Sie:

Marketing-Teams unterstützt ein CRM beispielsweise dabei, Kampagnen zu planen, potentielle Kund:innen persönlich anzusprechen (etwa durch E-Mail-Marketing) und aktiv Leads zu generieren.

Sales-Teams greifen auf diese Leads zu und können die gesammelten Daten nutzen, um neue Kund:innen zu gewinnen.

Support-Teams unterstützt CRM bei der langfristigen Betreuung von Bestandskund:innen.

Die besten CRM-Systeme 2023 im Test

Welche sind die besten CRM-Tools?

Die Gewinner im trusted CRM-Test 2023 sind Pipedrive, HubSpot und Freshsales, dicht gefolgt von Zoho CRM und SugarCRM. Um die beste CRM-Software zu ermitteln, hat die trusted-Redaktion diese und weitere Tools im ausführlichen Praxistest unter die Lupe genommen. Die Top 5 zeichnen sich dabei besonders durch ihren großen Funktionsumfang, ihre einfache Bedienung und ihr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis aus. Im Folgenden finden Sie weitere Informationen über die besten CRMs für Sales, Marketing und Service.

CRM-Systeme werden im Vertrieb, im Marketing und im Kundensupport bzw. der Kundenbetreuung eingesetzt. KMU und große Unternehmen aus den verschiedensten Branchen nutzen CRM-Tools.

Vor allem Unternehmen, bei denen der Kunde im Fokus steht, profitieren von der Einführung eines CRM-Systems. Bei trusted erfahren Sie, welche CRM-Systeme welche Abteilungen effektiv unterstützen:

Welche sind die besten CRM-Systeme für Sales-Teams?

Die besten Sales-CRMs im aktuellen trusted-Vergleich sind Pipedrive, HubSpot, Freshsales, Salesforce und monday sales CRM. Visuelle Sales-Pipelines im Kanban-Stil und zusätzliche Features wie VoIP-Telefone oder proaktive Chatbots helfen Ihnen bei diesen CRM-Tools dabei, potentielle Kund:innen direkt anzusprechen, den Status einzelner Leads anhand eigens definierter Regeln im Blick zu behalten und Ihre Betriebsworkflows zu optimieren. Weitere Sales-CRMs sind beispielsweise Insightly oder PisaSales CRM. Erfahren Sie mehr:

Sales-Teams nutzen CRM-Systeme, um die Kontakte einzelner Mitarbeiter:innen zu potenziellen Kund:innen im Blick zu behalten und den Status ihrer Leads und Opportunities zu überwachen. So wissen Sie immer, wie weit Ihre Teammitglieder mit ihren Vertriebszielen sind und welche Leads die besten Chancen auf Konvertierung haben. Viele Sales-CRMS bringen zu diesem Zweck eine Sales-Pipeline im Kanban-Stil mit, um Ihre Verkaufschancen übersichtlich darzustellen.

Einen detaillierten Blick auf die besten CRMs für den Sales-Bereich finden Sie im ausführlichen Test der besten Vertriebssoftware von trusted.de.

So bilden Sie in Ihrem CRM Ihre ganz eigene Vertriebs-Pipeline mit verschiedenen Phasen ab. Alle aktuellen Deals und Opportunities finden sich in der übersichtlichen Pipeline wieder und lassen sich flexibel zwischen den Phasen verschieben.

CRM-Systeme, die vor allem für die Entwicklung und Konvertierung Ihrer Leads genutzt werden, heißen auch Lead Management Software.

Die Planung von Verkaufsgesprächen und Präsentationen für Ihre Kund:innen geht im CRM-System schnell und einfach dank integriertem Kalender. An wichtige Deadlines und Termine werden Sie frühzeitig erinnert, so dass Sie Leads nicht verlieren und wichtige Meetings nicht unter den Tisch fallen. So verbringt Ihr Vertriebsteam weniger Zeit mit der Planung und Organisation, und mehr Zeit im tatsächlichen Gespräch.

Welche sind die besten CRM-Systeme für Marketing-Teams?

Die besten CRM-Systeme für Marketing-Teams sind HubSpot, SugarCRM, Insightly und Salesforce. Mithilfe starker Analytics verschaffen Sie sich in diesen Tools ein genaues Bild von Ihren Kund:innen, planen passgenaue Marketing-Kampagnen und verschicken direkt Marketing-E-Mails an Ihre Kontakte. Gleichzeitig tracken Sie die wichtigsten Zahlen und Daten zu den bevorzugten Kanälen Ihrer Leads. Weitere nützliche Marketing-CRMs sind beispielsweise Keap, Copper oder Nimble. Erfahren Sie mehr:

Marketing-Teams können mit den gesammelten Daten Kampagnen planen und die Customer Journey von Anfang bis Ende mitverfolgen. Viele CRM-Systeme integrieren neben offensichtlichen Kontaktdaten auch Informationen aus sozialen Netzwerken, beispielsweise über Interessen und Hobbys, etc.

Einige CRM-Systeme bieten Ihnen die Möglichkeit, direkt aus dem CRM heraus E-Mail-Kampagnen zu starten und die dazugehörigen Aufgaben zu planen. Wichtig für ein Marketing-CRM ist außerdem die Leadgenerierung und -qualifikation.

Marketing-CRMs bieten umfangreiche Such- und Filterfunktionen, um Ihre Lead-Datenbank nach den aussichtsreichsten Kontakten zu durchsuchen. Diese zielgerichtet anzusprechen - ob nun per Post, E-Mail oder Telefon - gelingt durch die gesammelten Kontaktinformationen.

Zudem vereinfacht ein CRM-Tool die Kommunikation zwischen Marketing- und Sales-Teams; da beide Abteilungen in der gleichen zentralen Plattform arbeiten, ist die Übergabe von konvertierten Leads an die Vertriebskollegen kein Problem.

Als besonders nützlich für Marketing-Teams erweisen sich Marketing-Automation-Features. Mithilfe von Marketing Automation verschickt Ihr CRM-System zum Beispiel automatisch eine Mail, wenn Sie einen Lead in eine neue Phase verschieben. Oder versorgt Bestandskunden in regelmäßigen Abständen mit relevanten Informationen zu deren Interessensgebieten.

Welche sind die besten CRM-Systeme für Support-Teams?

Support-Teams sind am besten mit den CRM-Tools von HubSpot, Salesforce oder SugarCRM ausgestattet. Die Service-Module dieser CRM-Systeme ähneln klassischen Helpdesk-Tools und helfen Ihnen dabei, Anfragen, Kritik und Feedback Ihrer Kund:innen entgegenzunehmen, im Ticketsystem weiter zu bearbeiten und schnell und persönlich darauf zu reagieren. Ein weiteres CRM-System, das sich gut für den Kundensupporte eignet, ist beispielsweise TecArt CRM. Erfahren Sie mehr:

Service- und Support-Mitarbeiter profitieren von der zentralen Kontaktdatenbank und von der Kontakthistorie zu jedem Kunden. So können Sie schnell nachverfolgen, welche Art der Kommunikation bereits stattgefunden hat, und wer in Ihrem Team den/die Kund:in für gewöhnlich betreut - um eine Anfrage direkt dorthin weiterzuleiten.

Einige CRM-Systeme bringen Features wie ein integriertes Telefonsystem mit, so dass Sie in Ihrem CRM Anrufe Ihrer Kund:innen annehmen oder diese selbst anrufen können.

Integriertes Fallmanagement, beziehungsweise ein integriertes Ticket-System helfen Ihrem Support-Team dabei, im Problemfall schnell zu reagieren und Ihren Kund:innen zu helfen. So wird Ihr CRM-System zum Helpdesk, in dem Sie alle eingehenden Anfragen sammeln, sortieren, priorisieren und schließlich bearbeiten können. Dabei liefert Ihr System Ihnen auch hilfreiche Kennzahlen für das Zielmanagement und die Entwicklung Ihrer Support-Workflows.

Wieviel kostet CRM-Software?

Ein CRM-Tool kostet in der Regel - je nach Ausstattung - zwischen 25 und 300 Euro pro Monat. Die tatsächlichen Kosten richten sich dabei nach der Anzahl der registrierten Benutzer:innen und nach dem gewünschten Funktionsumfang. Selten haben auch die maximal anlegbaren Kontakte einen Einfluss auf den Preis der jeweiligen Software. Im folgenden stellt trusted Ihnen Preisbeispiele aus drei verschiedenen Preisklassen vor und zeigt Ihnen, mit welchem System welche Unternehmensgröße am besten fährt:

CRM-Systeme für kleine Teams

Kleine Teams und junge Startups haben oft entweder überhaupt keinen Bedarf an einem richtigen CRM-System (da sie etwa mit einer Excel-Tabelle zurechtkommen) oder benötigen keinen riesigen Funktionsumfang. Die Basics - also die reine Kontaktverwaltung und das Lead-Management - reichen hier in der Regel aus. Dafür sind CRM-Systeme wie CentralStationCRM oder die günstigen Einstiegs-Varianten von Pipedrive, Freshsales, Zoho CRM oder Insightly gut geeignet.

Einen vollständigen Überblick über die besten CRM-Systeme für Freelancer, Startups und KMU finden Sie im Vergleich der besten CRM für kleine Unternehmen von trusted.de.

Aufgrund des schlanken Funktionsumfangs, des vergleichsweise einfachen Einstiegs und der günstigen Preise sind solche Systeme für kleine Teamgrößen wie geschaffen. Im Schnitt bezahlen Sie hier zwischen 15 und 30 Euro pro Monat, auch abhängig von der jeweiligen Vertragslaufzeit. Einige Beispiele:

Oft gibt es Einstiegspakete mit einem eingeschränkten Funktionsumfang oder mit eingeschränkten Kontakten für kleine Teams sogar völlig umsonst. Bei CentralStationCRM nutzen Sie etwa das kostenlose Starter-Paket mit bis zu 200 Kontakten und 3 Usern gratis.

Auch Freshsales, Insightly und Zoho CRM stehen in den Einstiegsvarianten kostenlos zur Verfügung. Selbst das große HubSpot bietet ein kostenloses CRM als Basis für die kostenpflichtigen “Hubs”, die dann Spezialfunktionen enthalten.

CRM-Systeme für mittelständische Unternehmen

CRM-Systeme, die sich vor allem an mittelständische Unternehmen richten, sind beispielsweise weclapp oder die größeren Varianten von Pipedrive, Insightly, Zoho CRM und Freshsales. Je nach Konfiguration können sich auch HubSpot, Salesforce oder SugarCRM anbieten. Diese enthalten mehr Funktionen und bringen auch Spezial- und Komfortfeatures mit, wie Chatbots, Telefonanlagen, Automatisierungen und mehr.

In der Regel bezahlen Sie für solche Systeme zwischen 30 und 60 Euro pro User und Monat, wiederum abhängig von der gewählten Vertragslaufzeit:

CRM-Systeme für große Enterprises

Große Unternehmen, Konzerne und Enterprises, deren Kundenzahlen in die zehntausende oder mehr gehen, haben völlig andere Anforderungen an ihr CRM. Nicht alle Kund:innen landen hier in der Sales Pipeline; der wirklich persönliche Kontakt beschränkt sich auf einige wenige Key Accounts. Trotzdem muss die Kontaktdatenbank noch übersichtlich und die Kontakthistorie lückenlos sein, um das Support-Team zu unterstützen.

Gleichzeitig werden hier aussagekräftige Analytics interessant, um Prozesse auszuwerten und zu optimieren.

CRMs dieser Preisklasse sind beispielsweise die Baukastensysteme von HubSpot, Salesforce oder SugarCRM, die eine individuelle Zusammenstellung der benötigten Funktionen und Module erlauben. Auch die Enterprise-Pakete von Pipedrive und Co. fallen in diese Preiskategorie; diese sind bereits dem Namen nach hauptsächlich auf die Bedürfnisse großer Unternehmen ausgerichtet.

Große Unternehmen bezahlen in der Regel zwischen 100 und 400 Euro pro User und Monat für ihr CRM-System, wobei die Grenzen nach oben - abhängig von den enthaltenen Kontakten, hinzugefügten Add-ons, etc. - im Grunde offen sind:

Worauf muss ich bei der Auswahl von CRM-Softwares achten?

Das richtige CRM-System für Ihre Bedürfnisse zu finden kann komplex sein. Die Menge an unterschiedlichen Systemen auf dem Markt macht es oft schwer, den Überblick zu behalten. trusted hilft Ihnen mit dem umfassenden CRM-Vergleich dabei, das passende System zu finden. Zudem können Sie Ihre Auswahl mit einigen wenigen Fragen schnell eingrenzen: Wofür brauchen Sie das CRM-System? Und welche Features und Funktionen benötigen Sie? Hier erfahren Sie mehr:

Welche Funktionen und Features braucht ein CRM-System?

Jedes CRM ist anders aufgebaut und stellt andere Daten oder Aspekte der Kundenbeziehung in den Vordergrund. Dennoch gibt es eine Reihe von Standard-Funktionen, die jedes CRM-System an Bord haben sollte. Dazu gehören:

Kontaktverwaltung

Kern Ihrer CRM-Software ist die Kontaktverwaltung. Wichtige Funktionen, die auf jeden Fall vertreten sein sollten, sind daher:

• Stammdatenverwaltung
• Kunden-, Lead-, und Account-Verwaltung
• Datenimport (als CSV- und/oder XLS-Datei)
• Datenexport
• Kontakthistorie
• Such-, Sortier- und Filterfunktion

Mithilfe dieser Funktionen stellen Sie sicher, dass Ihre Datensätze stets vollständig und auf dem neuesten Stand sind - und dass Sie im operativen Geschäft effektiv damit arbeiten können. Andere Features, die Sie dabei ebenfalls unterstützen können, sind beispielsweise:

• Dublettencheck beim Import
• Automatische Datenanreicherung beim Import
• Benutzerdefinierte Felder

Hierbei handelt es sich um Komfortfeatures. Sie sorgen gerade bei großen und umfassenden Datensätzen für die nötige Übersicht und dafür, dass Sie Ihre eigenen Workflows und Prozesse in Ihrem CRM abbilden können.

Kommunikation

Die Kommunikation mit Ihren Kund:innen und Leads ist eines der Hauptthemen, wenn es um Kundenbeziehungsmanagement geht. Schließlich wollen Sie nicht nur Daten zu Ihren Kund:innenen erheben, sondern diese auch im persönlichen Kontakt nutzbar machen. Die Kommunikation per E-Mail und die Integration Ihrer bestehenden E-Mail-Postfächer ist dafür der wichtigste Standard.

Organisation

Die Organisation Ihres Teams und Ihrer Prozesse ist vor allem dann wichtig, wenn ein großes Team oder gar mehrere Teams gleichzeitig mit der Software arbeiten sollen. Hier sollten alle Mitarbeiter:innen immer auf dem Laufenden darüber sein, was sich gerade tut. Dementsprechend sind die folgenden Funktionen besonders wichtig:

• Aufgabenverwaltung
• Terminverwaltung / Kalender
• Erinnerungsfunktion bzw. Push-Nachrichten
• Mitarbeiterverwaltung mit Benutzerrollen und -rechten
• Dokumenten- und Dateimanagement

Zusätzlich sollten projektbasierte Teams darauf achten, dass auch ein Projektmanagement-Tool sowie die Zeiterfassung integriert sind, um Projektarbeitszeiten sauber zu tracken und den Überblick über anstehende Aufgaben im Projekt nicht zu verlieren.

Analyse und Reporting

Die Analyse Ihrer Daten und Prozesse muss nicht unbedingt ein großes Thema für Sie sein, kann es aber werden. Schließlich will die Arbeit vor allem mittlerer bis großer Teams nicht nur organisiert, sondern auch stetig ausgewertet werden, um Verbesserungspotential zu erkennen.

Legen Sie Wert auf die Analyse Ihrer Prozesse, sollten Sie auf jeden Fall darauf achten, dass die richtigen Werkzeuge und Standard-Reports in Ihrem CRM-System integriert sind, oder dass Sie selbst benutzerdefinierte Reports erstellen können.

Ein dynamisches Dashboard mit den wichtigsten Informationen zu aktuellen Leads und Verkäufen ist für Sales-Teams Pflicht.

Marketing-Teams benötigen Kennzahlen zu generierten Leads und müssen E-Mail-Kampagnen tracken, um ihre Prozesse zu optimieren.

Auch Support-Teams profitieren von der Erhebung wichtiger Kennzahlen, beispielsweise die Zeit, die sie mit einzelnen Tickets oder im Gespräch verbringen.

Welche Aufgaben soll das System erfüllen?

Wofür brauchen Sie eigentlich ein CRM-System? Wenn Sie diese Frage beantwortet haben, können Sie die Auswahl der verfügbaren Tools schon stark eingrenzen.

Wenn Sie ein CRM-System suchen, um Ihr Vertriebsteam bei der Organisation und der Akquise von Neukunden zu unterstützen, sollten Sie kein System wählen, das für den Kundensupport entwickelt wurde. Umgekehrt macht es nur wenig Sinn, ein Sales-CRM wie Pipedrive zu verwenden, wenn Sie es nicht für den Vertrieb nutzen wollen.

Einige CRM-Systeme auf dem Markt sind sehr flexibel, was ihr Einsatzgebiet anbelangt, oder bringen verschiedene Module für die einzelnen Bereiche Sales, Marketing und Support mit. Andere Tools dagegen sind spezialisierte Lösungen, die sich nur schwer von ihrer ursprünglichen Aufgabe entkoppeln lassen.

Im CRM-Vergleich 2020 gibt trusted Ihnen eine Empfehlung mit an die Hand, für welches Einsatzgebiet sich welches CRM am besten eignet (siehe oben).

Außerdem wichtig: Je nachdem, in welchem Bereich Ihres Unternehmens ein CRM-System zum Einsatz kommen soll, benötigen Sie über die Grundfunktionen hinaus noch einige spezielle Features. Ein Sales-CRM bringt andere Funktionen mit, als ein CRM-System, das für den Support entwickelt wurde. Achten Sie daher auf die folgenden Features:

Wichtige Features für den Vertrieb/Sales

• Konfigurierbare visuelle Sales-Pipeline
• Lead-Qualifizierung / Lead-Bewertung
• Angebots- und Rechnungsverwaltung
• Produkt- und Lagerverwaltung

Wichtige Features für das Marketing

• Kampagnenplanung / Kampagnenmanagement
• E-Mail-Marketing (mit E-Mail-Vorlagen und -Tracking)
• Formular- und Landingpage-Editoren für Online-Kampagnen
• Marketing Automation

Wichtige Features für Service und Support

• Helpdesk
• Ticketsystem
• ggf. Customer Self Service
• Service Automation